KI im Mittelstand scheitert selten an der KI.
Meistens scheitert es am Prozess davor. Wir schauen uns Ihre Abläufe vor Ort an, klären, woran es wirklich hängt, und bauen die Lösung dann direkt in die Systeme, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet: ERP, CRM, Outlook, Teams oder WhatsApp.
Unternehmen, die mit uns arbeiten
Wo KI bei Ihnen den größten Hebel hat
Drei Branchen, drei unterschiedliche Fokus-Gebiete. Wählen Sie Ihre Branche, wir zeigen, was sich zuerst rechnet.
Bau & Handwerk
vom Bauunternehmen bis zum Elektro- und SanitärbetriebDie Baustelle läuft, die Dokumentation hinkt nach. Tagesberichte entstehen abends im Auto oder am Küchentisch, und wie eine Baustelle wirtschaftlich steht, weiß man oft erst mit der Abrechnung.
- Tages- und Serviceberichte per Sprachnachricht statt am Laptop
- Fotos und Notizen automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet
- Controlling auf Knopfdruck: Soll-Ist-Vergleich pro Baustelle
Industrie & Handel
von der Fertigung bis zum technischen HandelAufträge werden von Hand ins ERP übertragen, Auswertungen entstehen in Excel-Exporten, und das entscheidende Fachwissen sitzt in den Köpfen weniger Erfahrener.
- KI-gestützte Vertriebsarbeit, verknüpft mit dem ERP: Kundenrecherche, Wettbewerbsanalyse, Auftragsstatus, Betreuung, Angebot
- Erfahrungswissen sichern, bevor es in den Ruhestand geht
- Engpässe sichtbar machen, solange sich noch umplanen lässt
Dienstleistung & Verwaltung
vom Ingenieurbüro bis zur HausverwaltungDie Anfrage kommt als PDF, die Antwort braucht Daten aus drei Systemen, und am Freitag tippt jemand alles noch mal in den Bericht.
- Anfragen aus E-Mail, PDF und Excel automatisch erfassen
- Projektunterlagen systematisch ausgewertet und strukturiert abgelegt: Ergebnisse entstehen daraus automatisch
- Projektbasierte Arbeit mithilfe eines Projektassistenten effizienter gestalten
Warum Unternehmen mit uns arbeiten
13 Anwendungsfälle laufen heute im Produktivbetrieb — im Tagesgeschäft, nicht im Pilotprojekt.
Erst der Prozess, dann die KI
Wir automatisieren keinen Ablauf, der vorher nicht funktioniert hat. Erst verstehen, dann optimieren, dann KI.
Wir bauen nur, was trägt
Wir sagen auch Nein: Bei einem kommunalen Betrieb war unser Ergebnis kein Angebot, sondern die ehrliche Aussage kein Handlungsbedarf.
Systeme, die wissen, wann sie unsicher sind
Erkennt eine Lösung eine Lücke, verarbeitet sie nicht weiter, sondern meldet sich bei einem Menschen, mit der Angabe, was fehlt.
Wir bleiben, bis es im Alltag trägt
Wir sind nach dem Go-Live noch da, halten die Lösung im Betrieb und setzen um, was das Team danach selbst anstößt.
Wie wir arbeiten
Wir begleiten Sie über den gesamten Weg: Von der Prozessanalyse und -optimierung über die KI-Einführung bis zum laufenden Betrieb und der Befähigung Ihres Teams.
Aus dem Betrieb entstehen die nächsten Themen.
Analyse & Prozessoptimierung
Wir gehen mit Ihren Leuten durch den Ablauf vom Auftragseingang bis zur Rechnung und finden die Stellen, wo abgetippt, doppelt erfasst und gesucht wird. Erst wenn der Prozess steht, entscheiden wir, wo KI hilft und wo nicht.
Mehr erfahrenUmsetzung & Integration
Wir bauen die Lösung direkt in Ihre bestehenden Systeme, keine separate Software, keine neue Oberfläche, die niemand öffnet.
Mehr erfahrenBetrieb & Optimierung
Nach dem Go-Live bleiben wir dran: Wenn ein Lieferant sein Excel-Layout ändert oder ein Prozess sich verschiebt, merken wir das vor Ihnen. Die Lösung läuft weiter, auch ohne dass sich bei Ihnen jemand darum kümmert.
Mehr erfahrenBefähigung & Schulung
Ihr Team lernt, mit den Lösungen zu arbeiten und sie weiterzudenken: Wer versteht, wie die Automatisierung entscheidet, sieht auch den nächsten Prozess, der sich lohnt. Ziel ist, dass Sie uns immer weniger brauchen.
Mehr erfahrenSo starten Sie mit uns
Drei Schritte, keine Überraschungen: Sie wissen vor jedem Schritt, was er kostet und was Sie dafür bekommen.
Erstgespräch
Kostenlos 30 Minuten · vor Ort oder per TeamsSie erzählen, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Projekt lohnt. Auch wenn die Antwort Nein ist. Sie brauchen dafür keine fertige Idee: Wir bringen Beispiele aus Betrieben mit, die ähnlich arbeiten wie Sie.
Potenzialanalyse
3.600 € netto FestpreisWir gehen mit Ihren Leuten durch den Ablauf und erheben, wie heute gearbeitet wird und welche Aufwände daran hängen. So entsteht ein belastbares Bild Ihres Unternehmens, statt einer Einschätzung aus der Ferne.
Ihr priorisierter Fahrplan mit Kostenschätzung je Baustein und den Kennzahlen, an denen sich jedes Projekt messen lassen muss. Der Fahrplan gehört Ihnen. Umsetzen können Sie ihn mit uns oder ohne uns.
Umsetzung & Betrieb
Nach Fahrplan Baustein für BausteinMit den Fokus-Gebieten aus dem Fahrplan und den identifizierten Systemen setzen wir Ihre Anwendungsfälle um. Wir begleiten Ihre Mitarbeitenden bei Einführung und Nutzung, und wir bleiben, bis das System ohne uns läuft.
Netzwerk & Partnerschaften
Autorisierter INQA-Coach
Bis zu 80% der Beratungskosten können über das INQA-Coaching-Programm übernommen werden.
In der Westfalenpost
Zwei Berichte aus dem Kreis Olpe: einer über ein laufendes Projekt beim Kunden, einer darüber, was vor dem ersten KI-Werkzeug zu klären ist.
Zum Bericht → Zum Interview →Häufig gestellte Fragen
Der Einstieg ist bei uns ein Festpreis: Die Potenzialanalyse kostet 3.600 € netto. Wir gehen dabei mit Ihren Leuten durch den Ablauf und erheben, wie heute gearbeitet wird und welche Aufwände daran hängen, am Ende steht Ihr priorisierter Fahrplan mit einer Kostenschätzung je Baustein. Was die Umsetzung kostet, steht damit im Fahrplan, mit erhobenen Zahlen statt Schätzungen. Ob sich die Analyse fördern lässt, klären wir im Erstgespräch.
Vier Programme kommen regelmäßig infrage. Welches passt, hängt von Größe, Standort und Zuschnitt Ihres Vorhabens ab, das klären wir im Erstgespräch, bevor ein Angebot geschrieben wird. Wir sind autorisierter INQA-Coach und als Berater beim BAFA gelistet.
INQA-Coaching (Bund): bis zu 80 %
Die höchste Quote: bis zu zwölf Beratungstage, Ihr Eigenanteil 20 %. Für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten; über die Förderfähigkeit entscheidet eine regionale INQA-Beratungsstelle. Wie so ein Coaching praktisch abläuft, hat die Westfalenpost bei einem unserer laufenden Projekte begleitet.
Bericht in der Westfalenpost lesen →
BAFA Unternehmensberatung für KMU: 50 % in NRW
Der schnelle Weg für kompakte Vorhaben: bis zu 1.750 € Zuschuss. Die aktuelle Richtlinie gilt für Anträge bis 31.12.2026.
MID-Digitale Prozesse (NRW): bis zu 15.000 €
Für die Digitalisierung interner Abläufe: bis zu 500 € je Beratungstag, bei 10 bis 30 Tagen. Gefördert werden Analyse, Konzeption, Software-Auswahl und die Begleitung der Einführung, nicht Software, Hardware und technische Umsetzung. Anträge sind nur innerhalb aktueller Förderaufrufe möglich.
MID-Digitale Prozesse bei der NRW.BANK →
NRW.BANK.Impuls KI: 50 %, bis zu 25.000 €
Auf KI zugeschnitten: konzeptionelle Beratung zu Anwendungsfällen und der Test eines KI-Systems. Das Vorhaben muss mindestens 10.000 € netto umfassen; nicht gefördert werden die vollständige Einführung und der laufende Betrieb.
Was für alle gilt
- Erst der Antrag, dann die Arbeit: vor der Bewilligung darf nicht beauftragt werden, auch nicht mündlich. Das ist der häufigste Grund, warum Förderungen verfallen.
- Erstattungsprinzip: Sie zahlen unsere Rechnung, der Zuschuss kommt nach dem Verwendungsnachweis.
- Dieselben Kosten lassen sich nicht doppelt fördern.
- Den Antrag stellt immer Ihr Unternehmen, wir liefern die Vorprüfung, ein förderkonformes Angebot und Unterstützung bei der Projektbeschreibung. Ein Rechtsanspruch auf Förderung besteht nicht.
Alle Angaben Stand August 2026. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Programmrichtlinien.
Sie entscheiden, wo Ihre Daten verarbeitet werden, und das legen wir vor dem Projektstart fest, nicht nebenbei. Wir rechnen dafür drei Betriebsvarianten durch: in Ihrem eigenen Microsoft-Azure-Tenant, in einer deutschen Cloud oder vollständig lokal auf eigener Hardware. Die Cloud-Variante kann auch eine DSGVO-konforme KI-Plattform mit Hosting in der EU sein. Jeweils mit Aufwand, Kosten und Grenzen, damit die Entscheidung eine fachliche ist. Standard ist der Betrieb in der EU-Region, und bei Verarbeitung über Azure OpenAI werden Ihre Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.
Auch die Eingabekanäle sind eine Wahl: Wo WhatsApp nicht in Frage kommt, laufen dieselben Lösungen über Teams, Outlook oder Telefon. Und personenbezogene Auswertungen schließen wir grundsätzlich aus, wir werten auf Auftrag, Artikel und Maschine aus, nicht auf einzelne Mitarbeitende. In unseren Projekten ist genau das die Voraussetzung dafür, dass die Belegschaft mitgeht.
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb einer Pilotlösung rechnen wir mit 4 bis 12 Wochen, abhängig von der Komplexität des Anwendungsfalls und der bestehenden Systemlandschaft.
Nicht unbedingt. Wir übernehmen die gesamte technische Umsetzung und den laufenden Betrieb. Ihr Team wird geschult, die Lösungen im Alltag zu nutzen. Tiefe IT-Kenntnisse sind dafür nicht erforderlich.
Besonders gut eignen sich wiederkehrende, datenbasierte Prozesse wie Dokumentenprüfung, Anfragenbearbeitung, Berichtswesen oder Wissensmanagement. In einer Potenzialanalyse identifizieren wir die Prozesse mit dem größten Hebel für Ihr Unternehmen.
In diesen drei Branchen kennen wir die Abläufe besonders gut, dort liegt unser Schwerpunkt. Ein großer Teil unserer Lösungen ist aber branchenübergreifend einsetzbar, etwa bei der Anfragenbearbeitung oder der Dokumentenprüfung. Sprechen Sie uns einfach auf Ihren Fall an.
Wir schauen uns Ihren Ablauf an
Erzählen Sie uns, wo bei Ihnen Zeit verloren geht, wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Projekt lohnt.
- 30 Minuten
- kostenlos
- vor Ort oder per Teams
Jan Carlo Niklas
Geschäftsführer