Ein Auszug aus dem Produktivbetrieb und ein Ausblick auf weitere Themen
Alle Fälle auf dieser Seite sind gebaut, übergeben und im Tagesgeschäft im Einsatz, keine Konzepte, keine Piloten, keine Demos. Eine Auswahl, kein Portfolio. Ob einer davon zu Ihnen passt, entscheidet Ihr Prozess und nicht das Werkzeug. Genau da fangen wir an.
Was wir automatisieren
Ihre Branche ist anders, Ihre Abläufe sind es nicht. Deshalb sortieren wir hier nach dem, was automatisiert wird, und nicht nach Branche.
- Tagesbericht per Sprachnachricht
- Bestellungen, die sich selbst ins ERP schreiben
- Vertriebsaktivitäten steuern und dokumentieren
- Angebote entstehen automatisiert aus Anfragen
- Weiterbildung von der Idee bis zur Nachbereitung
- Vor- und Nachbereitung jedes Termins
- Anleitungen, die beim Zuschauen entstehen
- Auswertung über alle Baustellen
- Vertriebsdashboard auf ERP-Daten
- Tages-Briefing mit Wiedervorlage-Automatik
- Neukundenrecherche aus dem eigenen Stamm
- Marktbeobachtung im Wochentakt
- Nachkalkulation, die von sich aus Bescheid gibt
Verarbeiten
Mail, PDF, Tabelle oder Sprachnachricht landen strukturiert im richtigen System, ohne dass jemand sie abtippt. Was unvollständig ankommt, wird gemeldet statt blind verarbeitet.
Tagesbericht per Sprachnachricht
Aus derselben Aufnahme entstehen Tagesbericht und formaler Rapport. Zwei Dokumente, und niemand erzählt den Tag zweimal.
Wie das läuft
Der Bericht wird über WhatsApp eingesprochen, bewusst kein neues Werkzeug für die Baustelle. Erkannt wird auch gemischtsprachige Eingabe, strukturiert nach den Leistungskategorien des Betriebs. Fotos und Materialentnahmen laufen mit, und aus derselben Aufnahme entstehen Tagesbericht und formaler Rapport.
Bestellungen, die sich selbst ins ERP schreiben
Erkennt das System weniger Positionen als angekündigt, legt es nichts an, sondern meldet sich. Ein Fehler kostet Minuten statt einer Lieferung.
Wie das läuft
Aus Mail, PDF oder Tabelle wird der Auftrag: Artikel und Fremdartikel geprüft, Kundennummer zugeordnet, Bestell- und Kommissionsnummer sowie Wunschtermin übernommen. Gelesen werden auch SAP-Exporte mit hunderten Positionen und Listen ganz ohne Spaltenüberschriften. An dieser Wirklichkeit scheitern feste Spaltenregeln.
Vertriebsaktivitäten steuern und dokumentieren
CRM-Pflege kostet keine eigene Arbeitszeit mehr und wird deshalb auch gemacht.
Wie das läuft
Angebotsstände und Kundenthemen werden eingesprochen oder als Freitext-Antwort auf die Tagesmail geschickt. Das System fasst zusammen und legt die Aktivität am richtigen Datensatz ab; bei mehreren möglichen Treffern kommt eine Klärungsmail statt einer falschen Zuordnung.
Angebote entstehen automatisiert aus Anfragen
Automatische Angebotserstellung auf Grundlage von Historiendaten und den Anfragespezifikationen.
Wie das läuft
Die Anfrage kommt als Mail, PDF oder Tabelle. Kunde und Positionen werden erkannt, abweichende Artikelbezeichnungen über eine Produktdatenbank den internen Leistungen zugeordnet, frühere Vorgänge desselben Kunden herangezogen. Am Ende steht ein Angebotsentwurf im ERP mit gesetzter Wiedervorlage, den Ihr Team nur noch prüft und freigibt. Fehlt eine Angabe, wird sie benannt statt geraten.
Aufbereiten
Berichte, Schulungsunterlagen, Arbeitsanleitungen, Projektzusammenfassungen und die Arbeit rund um Termine entstehen aus dem, was ohnehin anfällt, im Format, in dem Sie sie brauchen.
Weiterbildung von der Idee bis zur Nachbereitung
Der Fokus liegt auf den Inhalten und dem Transfer. Alles andere läuft automatisch.
Wie das läuft
Der gesamte Prozess einer Weiterbildungsmaßnahme läuft automatisiert: Unterlagen entstehen, Foto- und Videomaterial aus der Veranstaltung wird verarbeitet, Rückmeldungen laufen in eine fertige Auswertung statt in einen Stapel Rückläufer.
Vor- und Nachbereitung jedes Termins
Nach dem Termin ist der Termin erledigt, keine zwei Stunden Nacharbeit am Abend.
Wie das läuft
Der wiederkehrende Ablauf rund um jeden Termin läuft automatisiert, von den Unterlagen bis zur Nachbereitung, verbunden mit CRM. Das Gespräch selbst wird mitgeschrieben: Aus dem Transkript entstehen Protokoll und Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin, ohne zweite Aufzeichnung neben dem System.
Anleitungen, die beim Zuschauen entstehen
Was heute nur in einzelnen Köpfen vorhanden ist, ist danach im Unternehmen abrufbar. Und die Stellen, an denen Erfahrung entscheidet, kennen Sie, bevor der Kollege in Rente geht.
Wie das läuft
Ein erfahrener Einrichter macht seine Arbeit einmal vor der Kamera oder mit Smartglasses, und daraus entsteht die strukturierte Arbeitsanleitung. Sie bleibt nicht als Datei liegen: Die Anleitungen laufen in ein Wissensmanagement, in dem sich anschließend gezielt nachfragen lässt. Das Ergebnis markiert selbst, wo das Material unvollständig ist, an welchen Stellen aus Erfahrung entschieden wurde und wo im Ablauf Optimierungspotenzial steckt.
Steuern
Kennzahlen entstehen aus dem laufenden Betrieb, nicht aus Handarbeit am Monatsende. Und sie stehen auf einer Datenbasis, die geprüft ist.
Auswertung über alle Baustellen
Eine Baustelle, die aus dem Plan läuft, fällt am selben Tag auf statt am Monatsende.
Wie das läuft
Aus den Tagesberichten und den Rapporten entstehen die Übersichten über alle Baustellen. Das Soll kommt aus dem Projektplan, das Ist aus den Rapporten: Wo läuft es aus dem Plan, wo häufen sich Störungen, wie verteilen sich die Leistungsarten, welche Kolonne braucht Unterstützung. Dafür trägt niemand Zahlen zusammen.
Vertriebsdashboard auf ERP-Daten
Die Excel-Runde vor jeder Vertriebsbesprechung entfällt, die Zahlen stehen schon da.
Wie das läuft
Ein Dashboard harmonisiert die Daten aus ERP und CRM: wesentliche Kundendaten, Angebots- und Auftragspipeline mit Alters-Ampel, Kunden in Risikoklassen sortiert, periodengenauer Vorjahresvergleich, Kundenstammblatt. Dieselbe Datenbasis trägt die Zahlungssteuerung: Auf Grundlage von Zahlungsverhalten und Risikoklasse schlägt das System vor, wo Vorkasse angebracht ist, und stößt die Eskalation bei überfälligen Posten an. Entschieden wird von Hand, vorbereitet vom System.
Tages-Briefing mit Wiedervorlage-Automatik
Niemand muss sich merken, wer wann wieder dran ist.
Wie das läuft
Werktags kommt die Übersicht mit Direktlink auf den Datensatz. Eine Erledigt-Rückmeldung genügt, die nächste Wiedervorlage setzt sich selbst. Alle Rückmeldungen können über verschiedene Kanäle zurückgespiegelt werden, egal ob per Mail, Sprachnachricht oder über einen anderen Weg.
Neukundenrecherche aus dem eigenen Stamm
Eine Liste, die zu dem passt, was Sie tatsächlich herstellen können, statt kalter Adressen.
Wie das läuft
Ausgangspunkt sind Ihre Fertigungsmöglichkeiten und Ihre Bestandskunden: Wer im Markt vergleichbar aufgestellt ist, hat vergleichbaren Bedarf. Läuft ohne jeden Systemzugriff und liefert bewertete Interessenten: Zieladressen, keine Marktlage.
Marktbeobachtung im Wochentakt
Was sich im Markt tut, steht montags im Postfach, statt zufällig aufzufallen.
Wie das läuft
Einmal pro Woche wird der Markt des Kunden gelesen: Was Wettbewerber neu anbieten, welche Ausschreibungen laufen, wo sich Preise bewegen. Das Ergebnis kommt als kurzes Briefing, nicht als Rohdaten. Anders als die Neukundenrecherche liefert das keine Zieladressen, sondern die Marktlage.
Nachkalkulation, die von sich aus Bescheid gibt
Margenabweichungen fallen auf, solange man noch reagieren kann.
Wie das läuft
Läuft automatisch auf den ERP-Daten und wird gegen die Historie gelesen: Welche Abweichung ist ein bekanntes Muster, welche neu? Auffälligkeiten gehen an die Betriebsleitung.
Drei Projekte im Detail
Das Raster oben zeigt, was läuft. Hier steht, wie es entsteht: was das eigentliche Problem war und welche Entscheidung daran hing.
Der Tagesbericht entsteht auf der Baustelle, nicht abends im Büro
Bau & HandwerkBerichte wurden aus Zettelnotizen nachgetippt, oft Tage später. Auf den Kolonnen wird Deutsch, Serbokroatisch und Mazedonisch gesprochen, gelegentlich im selben Satz. Und jede Lösung, die eine neue App auf der Baustelle verlangt, ist vorher gescheitert.
Eingabekanal ist WhatsApp, kein neues Werkzeug, sondern das, was ohnehin auf jedem Telefon läuft. Die Sprachnachricht wird mehrsprachig verschriftet, auch bei gemischtsprachiger Eingabe, und in einen strukturierten Tagesbericht überführt. Aus derselben Eingabe entstehen der formale Rapport und die Auswertung über alle Baustellen. Erinnerung Mo–Do 16:30, freitags 14:30, mit Feiertagslogik für NRW.
Bestellungen schreiben sich selbst ins ERP und wissen, wann sie es nicht dürfen
Industrie & HandelAnfragen und Bestellungen kommen als E-Mail mit Anhang, jeder Kunde in seinem eigenen Layout. Abtippen, Artikelnummern nachschlagen, Kundennummer zuordnen. Teuer ist dabei nicht der Tippfehler, sondern die halb erfasste Bestellung, die unbemerkt weiterläuft.
Der Anhang wird gelesen, Artikel und Fremdartikel geprüft, Bestell-, Angebots- und Kommissionsnummern erkannt, Wunschtermine übernommen, der Auftrag ins ERP geschrieben. Entscheidend ist die Prüfung ohne Schwelle: Erkennt das System weniger Positionen als angekündigt, legt es nichts an, sondern meldet „X von Y“ beim Sachbearbeiter, die Mail bleibt als offener Vorgang stehen. Und weil eine feste Spaltenregel an drei realen Kundenlayouts gescheitert war, liest heute das Sprachmodell das Layout und das Skript die Daten: das schwache Glied ersetzen, das starke lassen.
Von einem CRM, das niemand nutzte, zu einer KI-gestützten Vertriebsunterstützung
Industrie & HandelEin CRM war vorhanden, benutzt wurde es nicht. Pflege bedeutete Tippen nach dem Termin, also blieb sie liegen; der Kundenstamm war über Jahre gewachsen, mehrfach kopiert und voller Duplikate, die niemand mehr auseinanderhalten konnte. Ein System, das niemand füllt, trägt keine Vertriebsarbeit, und der übliche Weg dorthin, der harte Umstieg an einem Stichtag, ist genau der Weg, auf dem CRM-Einführungen scheitern.
Zuerst eine Basis, die man verantworten kann: aus 979 Zeilen wurden 936 Firmen und 217 Ansprechpartner, 43 Duplikate geprüft und zusammengeführt, Branchen als gepflegtes Auswahlfeld statt Freitext. Ausgerollt als Soft-Launch parallel zum Bestand, niemand musste an einem Stichtag wechseln. Darauf sitzt der eigentliche Teil: eine Vertriebsunterstützung, die die Pflege übernimmt. Das Tages-Briefing um 07:00 setzt die Wiedervorlagen selbst, die Aktivität entsteht aus der Antwort auf eine Mail, Gesprächsnotizen werden eingesprochen statt getippt, und die Auswertung auf den ERP-Daten zeigt Risikokunden und Angebots-Pipeline. Gepflegt wird das CRM damit im Vorbeigehen, die Hürde war nie das System, sondern die Erfassung.
Der Ausblick: weitere Themen, an denen wir arbeiten
Dieselben Bausteine tragen in ganz anderen Abläufen, und sie hängen nicht an einer Branche. Das sind die Felder, in denen wir arbeiten:
- Eingangspost und Dokumente: Rechnungen, Lieferscheine, Zeugnisse, Verträge, Formulare
- Berichte und Nachweise: alles, was heute von Hand geschrieben oder abgetippt wird
- Projektzusammenfassungen, Zwischenstände und Statusberichte aus den Projektunterlagen, in beliebigen Formaten
- Anfragen, Angebote und Aufträge, von der ersten Mail bis in Ihr System
- Prüfungen gegen Regeln: Vollständigkeit, Normen, interne Vorgaben
- Wissen sichern: aus Video, Audio und dem eigenen Dokumentenbestand abrufbar machen
- Auswertung und Steuerung auf ERP-, CRM- und Betriebsdaten
- Intelligente Fertigung: Fertigungsplanung optimieren und Engpässe erkennen, bevor sie den Termin kosten
- Kundenpflege: Wiedervorlagen, Aktivitäten, Recherche
- Wiederkehrende Verwaltung: Termine, Beteiligte, Nachweise, Abrechnung
Wenn Ihr Ablauf hier nicht auftaucht, heißt das nicht, dass er nicht geht, es heißt, dass wir noch nicht darüber gesprochen haben.
Was wir beherrschen
Die folgenden Punkte sind bewusst als Fähigkeit formuliert, nicht als Referenz. Es sind die Muster, die wir in den Projekten oben entwickelt haben und die auf Ihren Fall übertragbar sind.
Systeme, die wissen, wann sie unsicher sind
Automatisierung ohne Sicherheitsnetz erzeugt Fehler, die niemand bemerkt. Wir bauen die Prüfung zuerst: Erkennt das System eine Lücke, verarbeitet es nicht weiter, sondern eskaliert an einen Menschen, mit der konkreten Angabe, was fehlt.
Datenhoheit als Entscheidung, nicht als Zufall
Wir rechnen drei Betriebsvarianten durch: in Ihrem eigenen Azure-Tenant, in einer deutschen Cloud oder vollständig lokal auf eigener Hardware. Mit Aufwand, Kosten und Grenzen je Variante, Sie entscheiden, wo Ihre Daten verarbeitet werden.
Nicht alles muss KI sein
KI setzen wir genau dort ein, wo feste Regeln an der Wirklichkeit scheitern, etwa bei Dokumenten, die in jedem Layout ankommen. Der Rest der Kette bleibt klassische Technik: billiger, schneller und leichter zu prüfen. So zahlen Sie KI nur für die Stelle, an der sie wirklich etwas kann.
Erst klären, was eine Zahl bedeutet
Bevor eine Zahl auf ein Dashboard kommt, klären wir gemeinsam mit den Leuten, die täglich mit ihr arbeiten, was sie eigentlich bedeutet. „Umsatz“ ist selten das, was das ERP unter diesem Feld verbucht. Wir prüfen an Stichproben nach und legen die Datenbasis offen, sonst fallen Entscheidungen auf Begriffen, die niemand geprüft hat.
Wissen, das nur in Köpfen liegt, wird abrufbar
Erfahrung steckt in Köpfen, in Aufnahmen und in Unterlagen, die niemand mehr aufschlägt. Wir machen daraus abrufbares Material, mit der Quelle je Aussage und mit dem ausdrücklichen Hinweis, wo aus Erfahrung entschieden wurde. Genau diese Stellen sind es, die ein Betrieb verliert, wenn jemand geht.
Oberflächen nur, wo sie zwingend nötig sind
Jede neue Oberfläche ist ein Werkzeug, das jemand zusätzlich öffnen muss, und genau daran scheitern Einführungen. Wir bauen die Automatisierung in die Systeme und Kanäle, die bei Ihnen schon benutzt werden. Eine eigene Oberfläche entsteht nur, wenn es ohne sie nicht geht.
Wir arbeiten dort, wo Ihre Daten liegen, nicht in einem zusätzlichen Werkzeug.
Beispiele für Systeme, die angebunden werden: ERP (Lexware, Sage, SAP, Oracle), CRM (HubSpot, Dynamics), Mailsystem (Outlook, Exchange), MES (Fertigungssteuerung), DMS und Dateiablage (SharePoint, DATEV DMS, Netzlaufwerk), Messenger (Teams, WhatsApp), Branchensoftware (Handwerker-, Bau-, Kanzleisoftware), Maschinen- und Anlagendaten (Steuerungen, Sensorik).
Wenn die richtige Antwort eine andere ist
Eine Lösung trägt nur, wenn das Fundament stimmt. Deshalb prüfen wir jede Idee fachlich, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden, und sagen auch, wenn sie so nicht funktioniert oder anders angegangen werden sollte.
Digitale Stundenzettel für einen kommunalen Betrieb
Wir hatten die Lösung aus dem Bauprojekt fertig im Regal. Vor Ort zeigte sich: Der Betrieb arbeitete längst mit einer digitalen Zeiterfassung, die von den Mitarbeitenden angenommen war und im Alltag lief. Etwas Funktionierendes gegen etwas Neues zu tauschen, hätte Akzeptanz gekostet und keinen Nutzen gebracht. Ergebnis des Termins war deshalb kein Angebot, sondern die Einschätzung, dass hier kein Handlungsbedarf besteht.
Fertigungsoptimierung ohne Datengrundlage
Ein Betrieb wollte KI in der Fertigung einsetzen. Es gab aber keine verlässlichen Daten darüber, was in der Produktion tatsächlich passiert, und ohne die optimiert ein Modell ins Leere. Stattdessen: erst die Maschinen- und Prozessdaten in der Produktion erfassen, dann über Auswertung und KI sprechen.
Maßberechnung durch ein Sprachmodell
Zuschnittmaße, Spannweiten, Schnee- und Windlasten müssen millimetergenau sein und bei gleicher Eingabe jedes Mal dasselbe ergeben. Ein Sprachmodell liefert eine plausible Zahl, keine reproduzierbare, und hier hängt an der Zahl die Produkthaftung und im Zweifel die Sicherheit von Menschen. Stattdessen: Gerechnet wird deterministisch, mit einer Formel, die man nachprüfen kann. KI sitzt davor, um das Regelwerk zu erfassen, und dahinter, um die Dokumente zu erzeugen.
Absatzprognosen ohne belastbare Datenbasis
Eine Prognose ist nur so gut wie ihre Grundlage. Fehlt die Historie, entsteht eine Zahl, der man ansieht, dass sie stimmen soll, aber nicht, ob sie stimmt. Stattdessen: erst die Datenbasis aufbauen, dann prognostizieren.
Sauerländer Jungunternehmer packt aus: „Es müssen noch Grundlagen geschaffen werden“
Dass wir so über KI sprechen, ist keine Pose für die eigene Website. Erst die Grundlagen, dann die Werkzeuge: dieselbe Haltung steht als Interview in der Westfalenpost.
Wie wir Wirkung messen
Am Ende steht eine Zahl, die einer Rückfrage standhält. So entsteht sie:
Baseline vor dem Projekt. Wir messen den heutigen Aufwand, solange er noch messbar ist. Danach lässt sich der Vorher-Zustand nicht mehr rekonstruieren.
Eine Kennzahl, auf die wir uns vorher einigen. Nicht fünf, die sich hinterher gegenseitig erklären. Sie legen fest, woran das Projekt gemessen wird.
Nachrechnen nach dem Go-Live. Mit derselben Methode wie die Baseline. Auch dann, wenn das Ergebnis unter der Erwartung liegt.
Offene Datenbasis. Sie sehen, welche Felder und welcher Zeitraum in die Zahl eingeflossen sind, nachvollziehbar statt behauptet.
Wie wir arbeiten
Vier Bereiche, ein Ablauf: von der Analyse bis zum Betrieb, den Ihr Team am Ende selbst führt.
Aus dem Betrieb entstehen die nächsten Themen.
Erzählen Sie uns Ihren Fall
Die Beispiele hier sind ein Ausschnitt, keine Auswahlliste. Ihr Ablauf kann ein völlig anderer sein: anderes Thema, andere Systeme, andere Begriffe. Im Erstgespräch schauen wir ihn uns an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand lohnt.
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Jan Carlo Niklas
Geschäftsführer