KI und Prozessoptimierung für Dienstleistung & Verwaltung
Dienstleistung ist Wissensarbeit: Ihr Kapital steckt in Projektakten, Verträgen, Gutachten, Protokollen und in den Köpfen der Erfahrenen. Wir machen dieses Wissen nutzbar, damit aus Ihren Unterlagen Ergebnisse entstehen statt Suchzeit.
Das kennen Sie vermutlich
So verteilt sich das Wissen zu einem Projekt heute über seine Laufzeit, vier Stationen, die uns bei Dienstleistern und in Verwaltungen immer wieder begegnen.
Die Anfrage liegt im Postfach. Hatten wir den Kunden schon einmal? Alte Angebote aus dem Laufwerk, Zahlen aus verschiedenen Systemen, alles von Hand in die Vorlage. Eine Angabe kennt nur ein Kollege, der gerade beim Kunden ist. Das Angebot liegt zwei Tage.
Der Auftrag kommt. Jetzt liest jemand das Angebot noch einmal, um herauszufinden, was eigentlich versprochen wurde. Aufgaben und Termine entstehen neu in einer Excel-Datei, der Aufwand wird ein zweites Mal geschätzt. Mit der Kalkulation aus dem Angebot hat das nichts mehr zu tun.
Die Ergebnisse liegen in Mails, Notizen und Zwischenständen auf vier Rechnern. Am Abend davor zieht jemand alles zusammen und baut daraus einen Foliensatz. Was davon schon einmal irgendwo stand, findet niemand rechtzeitig wieder.
Die Stunden werden aus dem Kalender rekonstruiert. Was im Festpreis enthalten war und was Mehraufwand, ist nirgends festgehalten. Also wird lieber nicht nachgefordert. Ob sich das Projekt gerechnet hat, weiß am Ende keiner.
Was wir bei Dienstleistern konkret umsetzen
Wir setzen dort an, wo Wissen liegen bleibt und Informationen nur von einem Format ins nächste wandern, ohne dass dabei etwas entsteht.
Wissen aus den eigenen Unterlagen nutzbar machen
Verträge, Gutachten, Protokolle und Handbücher werden erschlossen, sodass Fragen daraus beantwortet werden, mit Angabe der Quelle statt frei formuliert. Was heute nur die Erfahrenen wissen, ist danach für das ganze Team abfragbar, auch nach einem Personalwechsel.
Angebote im ERP vorbereiten statt abtippen
Über eine Produktdatenbank werden abweichende Artikelbezeichnungen und Kundennummern Ihren internen Leistungen zugeordnet. Am Ende steht ein Angebotsentwurf im ERP, den Ihr Team nur noch prüfen und freigeben muss.
Kennzahlen aus Dokumenten extrahieren
Aus umfangreichen Fachberichten und Gutachten werden die relevanten Werte automatisch gezogen und strukturiert bereitgestellt, als Grundlage für Benchmarks und Auswertungen, die vorher zu aufwendig waren.
Wie wir das machen
Drei Schritte, keine Überraschungen: Sie wissen vor jedem Schritt, was er kostet und was Sie dafür bekommen.
Erstgespräch
Kostenlos 30 Minuten · vor Ort oder per TeamsSie erzählen, wo in Sachbearbeitung und Verwaltung Zeit verloren geht, wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich ein Projekt lohnt. Auch wenn die Antwort Nein ist. Sie brauchen dafür keine fertige Idee: Wir benennen die Fälle, die sich bei Dienstleistern und in Verwaltungen zuerst rechnen.
Potenzialanalyse
3.600 € netto FestpreisWir gehen mit Ihren Leuten durch den Ablauf vom Eingang der Anfrage bis zum fertigen Vorgang und erheben den heutigen Aufwand. Am Ende steht Ihr priorisierter Fahrplan mit Kostenschätzung je Baustein.
Umsetzung & Betrieb
Nach Fahrplan Baustein für BausteinWas Ihr Projekt kostet, steht im Fahrplan, mit erhobenen Zahlen, nicht mit Schätzungen. Der erste Baustein muss sich bewähren, bevor der zweite startet.
Projekte aus Dienstleistung & Verwaltung
Umgesetzt und im täglichen Einsatz.
Terminbetrieb: Vor- und Nachbereitung, Protokoll und Aufgaben
Umgesetzt bei einem Dienstleister mit vielen wiederkehrenden Terminen: Die Kette rund um jeden Termin läuft automatisiert und ist mit CRM und Buchhaltung verbunden, von den Unterlagen über das mitgeschriebene Gespräch bis zu Protokoll und Aufgaben.
Kundenpflege, die sich selbst dokumentiert
Umgesetzt in einem Industriebetrieb, dasselbe Muster trägt bei Dienstleistern: Das Tages-Briefing erzeugt die Wiedervorlagen automatisch. Was mit einem Kunden besprochen wurde, wird eingesprochen statt getippt und am richtigen Datensatz abgelegt; bei mehreren möglichen Treffern kommt eine Klärungsmail statt einer falschen Zuordnung. Derselbe Stand lässt sich per Sprache wieder abrufen, ohne Maske und ohne Suche.
Aus der Projektakte wird das Ergebnisdokument
Die Unterlagen eines Vorgangs werden ausgewertet, und daraus entsteht das Dokument, das am Ende gebraucht wird: Sachstand, Zusammenfassung, Entwurf. Mit Quellenangabe je Aussage, damit die Freigabe eine Prüfung bleibt und kein Vertrauensakt.
Anwendungsfälle
Abläufe, die sich in Büro und Verwaltung mit denselben Bausteinen automatisieren lassen und die wir für Unternehmen wie Ihres umsetzen.
Wissen, das bleibt, wenn Erfahrene gehen
Ein Assistent, der auf Ihrem Bestand aus Verträgen, Vorschriften, Protokollen und Handbüchern arbeitet und Fragen daraus beantwortet, mit Angabe der Quelle statt frei formuliert. Videoaufnahmen zählen dazu: Was ein erfahrener Kollege einmal vor der Kamera erklärt, wird derselbe abfragbare Bestand wie ein Dokument. Was heute an einzelnen Personen hängt, ist danach im Haus abfragbar.
Zeiten erfassen, ohne Zeiten zu erfassen
Wer den Tag kurz einspricht oder eine Notiz hinterlässt, bekommt die Buchung auf Projekt und Leistungsart vorgeschlagen, statt am Monatsende zu rekonstruieren, wofür die Stunden angefallen sind. Freigegeben wird von Hand, damit die Buchung eine Entscheidung bleibt und keine Messung.
Aus dem Besprechungsprotokoll werden Aufgaben
Das Protokoll entsteht aus der Besprechung selbst, und die Zusagen darin werden zu Aufgaben mit Verantwortlichem und Termin, dort, wo Ihr Team seine Aufgaben ohnehin führt. Verarbeitet wird im Rahmen Ihrer eigenen Systeme; welche Variante datenschutzseitig für Sie passt, entscheiden Sie.
Der Weg einer Anfrage, heute und danach
Heute
10 Aufgaben, und die meiste Zeit geht für Suchen, Abtippen und Warten drauf.
Danach
Eine Aufgabe für Menschen, 7 für den Assistenten. Vom Menschen bleibt das Prüfen und Freigeben.
- Handarbeit
- die Leistung selbst
- KI-Assistent
- von Hand, ohne System
- Mensch am System
- läuft automatisch
- Start
- Ende
- Reihenfolge
- Anmerkung zum Schritt
- Medienbruch: die Information wechselt das Medium
- Angebot
- Terminanfrage
- Fachbericht
- Teilnahmenachweis
- Rückfrage zu Unterlagen
- Kennzahlenmeldung
- und Ihr Vorgang
Der Ablauf oben ist ein Beispiel aus einem laufenden Projekt.
Wie viele Stunden es bei Ihnen sind, messen wir vor dem Projekt und rechnen nach dem Go-Live nach.
Wir schauen uns an, wo Ihr Wissen liegt
Am Anfang steht kein Angebot, sondern ein Gespräch: Welche Unterlagen entstehen in einem Vorgang, wer findet sie später wieder, und was davon steckt nur in Köpfen? Ohne Folienschlacht.
- 30 Minuten
- kostenlos
- vor Ort oder per Teams
Andere Branche? Bau & Handwerk Industrie & Handel
Jan Carlo Niklas
Geschäftsführer